Viele Aspekte der MS 365 Cloud kennen Sie …
- jederzeit produktive Arbeit, egal ob unterwegs oder am Arbeitsplatz,
- höchstmögliche Sicherheit,
- alle klassischen Office-Lösungen wie Word, Excel, PowerPoint & Co als Apps oder Webversionen,
- absolutegute Skalierbarkeit,
- niedrige Kosten.
… aber es gibt noch viel mehr!
- sehr gut organisierbare Daten-Infrastruktur SharePoint,
- umfangreiche Kommunikation und Kollaboration über die gesamte MS Office Intrastruktur hinweg,
- vollständige Unternehmens-Administration über Entra (Azure AD) bis hin zur vollständigen Verwaltung von (mobilen) Endgeräten,
- zuverlässiges, sicheres Mailsystem mit hoher Reputation und dadurch sicherer Zustellung.
Der Weg zu MS 365
PLANIS planit gerne Ihren Weg in die Cloud. Der Leistungsumfang reicht von einem pragmatischen, zügigen Umzug bis zur vollständigen Neuplanung der Daten- und Kommunikationsstrukturen inklusive Verfahrensdokumentation als Consulting-Leistung.
MS 365 Administration und Support
Ein MS 365 System ist relativ pflegeleicht, doch ein wenig Betreuung zahlt sich aus. Im Alltag leisten wir für unsere Kunden z.B.:
- HelpDesk über PLANIS CARE
- laufende Betreuung,
- Überwachung der Sicherheitssysteme, Erstellung und Durchsetzung von Sicherheitskonzepten,
- Geräteverwaltung (MDM) und Absicherung des Systems gegenüber unbekannten Geräten,
- Betreuung virtueller Telefonanlagen mit Teams-Integration,
- Backup über PLANIS Sicherungsserver mit Bandlaufwerken und hohem Ransomware-Schutz durch nur einmalig beschreibbare Magnetbänder.
Sharepoint: sicher & übersichtlich
Wenn Organisationen ihre Daten neu einrichten und strukturieren, kommt in der Regel SharePoint zum Einsatz. SharePoint erfüllt die Funktionen eines Dateiservers, bietet darüber hinaus aber viele weitere Funktionen:
- Cloudbasiert: aufwendig zu wartende, schadensgefährdete und energieintensive lokale Dateiserver gehören der Vergangenheit an.
- Versionierung: In begrenztem Umfang stehen frühere Versionen der Dateien direkt zur Verfügung. Weitergehende Rückverfolgbarkeit ermöglichen SharePoint-Backup-Systeme.
- Integration in MS 365 für jederzeitige Teamarbeit: Ihre Mitarbeiter können immer und überall auf die benötigten Daten zugreifen und damit sogar in größeren Teams gleichzeitig am selben Dokument arbeiten. Die dazu verwendeten Web-Versionen von Word, Excel, PowerPoint & Co. funktionieren so gut wie die Desktopversionen
- Verwaltung von Nutzerstrukturen über MS Azure AD Benutzergruppen: MS 365 Teams, SharePoint, Gerätemanagement und viele weitere Funktion greifen auf dieselben Benutzerstrukturen zu. Es müssen keinerlei parallele Strukturen mehr gepflegt werden.
- Metadaten: SharePoint unterstützt nativ umfangreiche und gut funktionierende Suchfunktionen. Sie können Ihre Daten weiter strukturieren, indem Sie innerhalb von SharePoint Metadaten hinterlegen – z.B. zu Freigabeprozessen, Verantwortlichkeiten, Rechnungsbeträgen und zu vielem mehr. Wo Metadaten sinnvoll sind und wo nicht – dazu beraten wir Sie gerne
Wie verläuft eine Sharepoint-Migration?
Eine SharePoint-Migration kann Teil einer breit angelegten Analyse der Daten-, Kommunikations- und Kollaborationsprozesse in Ihrem Unternehmen sein. Oder er ist ein erster Baustein einer partiellen Neustrukturierung und besteht in einer pragmatischen Übertragung Ihrer Daten, auf die später eventuell weitere Schritte folgen. Hier beispielhaft vollständige SharePoint-Migration:
- Situationsanalyse und Erstellung einer Strukturierungsempfehlung,
- Aufbau von Rechtestrukturen und Benutzergruppen,
- Entwicklung eines Migrationsplanes (vollständige Migration in einem Vorgang oder Step-by-step-Migration von Abteilungen oder Unternehmensteilen),
- Übertragung des Dateisystems in ein adäquates Grundgerüst. Abwägung zwischen einzelnen SharePoint-Sites und Verzeichnis-Strukturen,
- soweit gewünscht Anfertigung von Verfahrensbeschreibungen zu Datei- und Verzeichnisnamenkonventionen und deren Umsetzung durch die eigenen Mitarbeiter,
- Dokumentation von Anleitungsdokumenten oder eines Schulungsplanes für Ihre Mitarbeiter,
- Sicherung des Vor-Migrations-Standes und Ausführung der Migration, innerhalb eines Wochenendes,
- Betreuung Ihrer Mitarbeiter bei Fragen oder Problemen,
- Projektbewertung und Empfehlungen für Korrekturmaßnahmen,
- laufende Betreuung auf Wunsch, inklusive Datensicherung on- oder offcloud und HelpDesk
Entra / Azure AD: Das Fundament von MS 365
Auf den ersten Blick ist MS 365 übersichtlich. Man erkennt die bekannten Office-Apps in der Cloud, dazu gesellen sich ein wenig SharePoint und OneDrive. Doch MS 365 basiert auf einer ungleich leistungsfähigeren Grundlage, die viele weitere Prozesse in Ihrer Organisation abbilden kann.
Azure ist die gemeinsame Datenbasis für die gesamte Microsoft-Welt – von SharePoint bis zum ERP-System. Mit Azure AD,der Cloudversion von Microsoft Active Directory, wird dieses Ökosystem strukturiert und kontrolliert und ganz auf Ihr Unternehmen ausgerichtet:
- Systemübergreifende Definition und Durchsetzung von Benutzergruppen und Rechtestrukturen. Sie können damit Ihre Organisations- und Arbeitsstrukturen abbilden oder die Einführung von MS Azure AD zum Anlass nehmen, erstmals solche Strukturen zu formulieren.
- Einheitliche Identifikation der Benutzer über alle Nutzungslevel hinweg: Ihre Mitarbeiter loggen sich mit einem einheitlichen Konto in ihre jeweiligen (Mobil-)Geräte oder in die verschiedenen Unternehmensanwendungen bis hin zur Telefonanlage ein.
- Einheitliches Identitätsmanagement auch für Drittsysteme: Auch andere Anwendungen außerhalb des Microsoft-Ökosystems können über Azure AD-Identitäten verwaltet werden.
- Höchste Sicherheit: Azure AD ist Basis der Zugriffskontrolle auf Ihre Unternehmens-IT. Es bietet hochwertige Autorisierungsprüfungen mit MFA-Logins, entdeckt ungewöhnliches Nutzungsverhalten und überwacht die Datenflüsse des Gesamtsystems. So können Sie Sicherheit herstellen und dokumentieren, wie es sonst nur mit einem großen Team von Inhouse-Mitarbeitern ansatzweise möglich wäre.
- Absicherung Ihrer IT-Infrastruktur: Auf Azure AD basiert das MS Endpoint Management. Damit können alle Geräte verwaltet und gesteuert werden, die Zugang zum IT-System haben. Dies bedeutet einen massiven Gewinn an Sicherheit und stellt zugleich für alle Mitarbeiter einen verbindlichen, einheitlichen Software-Standard her. Das gilt nicht nur für Windows-Geräte, sondern auch für Apple, Android und sogar Linux.
Der Geheimtipp: Telefonie mit MS 365 Teams
Top-Komfort zu günstigen Preisen
Mit Telefonanlagen verbindet man hohe Anschaffungskosten, teure Wartung und wenig Flexibilität. (Cloud-)Telefonanlagen mit Asterisk und deren Softphone-Lösungen fühlen sich improvisiert an und sind nicht wirklich gut bedienbar.
Noch immer viel zu wenig bekannt und fast ein Geheimtipp ist die vollständig entwickelte VOIP-Integration in MS 365. Hierbei gelingt die Verbindung von MS 365 ins Telefonnetz über eine Internet-Telefonanlage von Placetel, einem Unternehmen von Cisco.
In Ihrem Teams-Client erscheint ein Nummernblock, und schon können Sie direkt aus Teams auf dem Desktop, mit dem Tablet oder Mobiltelefon mit bester Microsoft Benutzererfahrung telefonieren. Und bei Bedarf erhalten Sie auch „echte“ Cisco©-Endgeräte auf dem Schreibtisch.
Vorteile von MS 365 Telefonie
- Da Ihre Festnetznummer überall dort verfügbar ist, wo Teams läuft, können Sie auch auf dem Mobiltelefon eingehend und abgehend mit Ihrer Festnetznummer telefonieren,
- wie in einer lokalen Telefonanlage können Sie via Kurzwahl Ihre Kollegen anrufen oder Anrufe weiterverbinden,
- Sie können weltweit mit der Nummer Ihres Geschäftssitzes arbeiten,
- umgekehrt sind lokale Rufnummern Ihrer (Auslands-)Niederlassungen problemlos buchbar und integrierbar.
Die erste Telefonanlage, in die Sie sich verlieben könnten
Die Placetel-Telefonanlage im Netz bietet alle denkbaren Einstellungsmöglichkeiten, von zeitbasierten Vermittlungs- und Vertretungsregeln, Anruf-Reihenschaltungen, Weiterleitungen, individuellen Anrufbeantwortern bis hin zur Transkription von Mailbox-Nachrichten, die direkt per eMail zusammen mit einer Audiodatei bei Ihnen ankommen.
Gut bedienbar, hoch skalierbar
Die Placetel/MS-365-Telefonanlage lohnt sich schon bei einem einzelnen Anschluss, lässt sich aber problemlos auf Hunderte und Tausende Anschlüsse erweitern.
Unser Tipp: Buchen Sie bereits zum Start einen größeren Nummernkreis von z.B. 100 oder 1.000 Durchwahlnummern mit Zentralnummer -0. So sind Sie für Wachstum gerüstet und bezahlen monatlich nur die Nummern, die Sie tatsächlich verwenden.
Die alltäglichen Funktionen der Telefonanlage können Sie auf Wunsch mit wenig Lernaufwand selbst bedienen, oder Sie delegieren die Verwaltung komplett an PLANIS.CARE.
