Wir strukturiren den Arbeitsalltag
Wachsende Organisationen haben viele Aufgaben und vernachlässigen daher oft die internen Kommunikations- und Kooperationsstrukturen. Doch der Zeitpunkt kommt, an dem eine Neuorganisation erforderlich ist.
Eine externe Beratung hat dabei Vorteile:
- Der Blick von außen ist frei von Gewohnheiten und Überlieferungen,
- Erfahrungen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Organisationen und deren Lösungsansätzen helfen bei der Zielfindung,
- eine methodische Auseinandersetzung mit dem Thema führt zu Best Practices für eine Vielzahl von Fragestellungen,
- interne Mitarbeiter werden entlastet und müssten weniger Zeit für den Prozess aufbringen,
- es entsteht eine verbindliche zeitliche Struktur für den Beratungs- und Umsetzungsprozess.
Mit ihren Problemen sind sie nicht allein
Unser hochgeschätzter Beratungsmönch Ajahn Brahm tröstet Menschen mit Lebensproblemenw gerne mit der Feststellung, dass ihre gefühlt dramatischen Sorgen nicht gravierend oder einzigartig seien und er sie so ähnlich schon tausendmal gehört habe.
Das passt perfekt zum Bereich Kollaboration und Kommunikation. Wir stellen fest, dass sich, neben der Vielfalt an kreativen Lösungen, die Probleme und Komplikationen sehr ähneln und wiederholen:
- unklare Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten,
- fehlende strukturierte Prozesse für Datenmanagement,
- Dateisysteme mit historisch gewachsenen Strukturen und unklaren oder nicht definierten Zugriffs- und Verwaltungsrechten,
- inoffizielle Kanäle wie WhatsApp, Telegram & Co. nehmen große Kommunikationsanteile ein.
WIR LÖSEN KEINE PROBLEME, WIR BEWÄLTIGEN SITUATIONEN
Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern inventarisieren und analysieren wir die Situationen, erstellen Arbeits- und Zeitpläne und setzen diesen um. Typische Abläufe sind zum Beispiel:
- Erstellung oder Abbildung einer Unternehmensstruktur in Benutzer- und Rechtegruppen, u.a. für Datenstrukturen und Kommunikationskanäle,
- ggfs. Erstellung eines vollständigen oder teilweisen Qualitäts- und Prozessmanagementsystems,
- Überführung der Daten in eine moderne SharePoint-Struktur mit definierten Zugriffsrechten und Kommunikationskanälen,
- Erstellung von Verfahrensanweisungen für Datenmanagement und Kommunikation,
- Migration veralteter IT-Komponenten in Cloud-Lösungen unter Berücksichtigung der erarbeiteten neuen Strukturen,
- Etablierung von Prozessmanagement-Systemen,
- Erstellung eines Konzepts zur Nutzung von MS Teams, Wrike oder Ahnlichem als einziger verbindlicher interner Kollaborationsplattform,
- Projektüberwachung, Erfolgsbewertung
- Korrekturmaßnahmen und Ausblick.
Qualitäts- und Prozessmanagement
Struktur für den Prozess-Dschungel
Organisationen benötigen Strukturen, die ihnen effiziente und kontrollierte Arbeit ermöglichen. Als Hilfestellung für die Selbstorganisation haben sich internationale Standards für Qualitäts- und Prozessorganisationen etabliert – z.B. ISO 9001 oder IFS (International Feature Standard).
Es ist nicht zwingend, solche teils aufwendigen Managementsysteme vollständig zu etablieren oder zu zertifizieren: Sie können zunächst einfach als Grundlage und Hilfestellung dazu dienen, die eigene Organisation zu analysieren und zu kontrollieren. Das überführt Ihre Arbeitsweisen und Ihr Know-How vom „Hörensagen“ zu geordneten, verschriftlichten Prozessen.
Jede Komponente können Sie einzeln in einer sinnvollen Reihenfolge bearbeiten.
Typische Schritte für ein Prozessmanagement
- Fixierung von Vorgängen in Verfahrensbeschreibungen, die auf standardisierten Dokumentenvorlagen beruhen und in einem Dokumentensystem geführt werden,
- Etablierung von Prozessüberwachung, dies kann z.B. durch Checklisten oder durch Einsatz von Projektmanagement-Systemen erfolgen,
- Analyse der Mitarbeiterstrukturen und deren Aufgaben und Berechtigungen. Verschriftlichung dieser Strukturen und Übertragung auf die Arbeitsprozesse und die IT-Systeme (z.B. was Schreib/Leserechte im Dateisystem und in Kommunikationskanälen betrifft),
- Bewertung bestehender Prozesse und deren Erfolge und Probleme,
- Erkennung und Behandlung von kritischen Punkten in Ihren Prozessen (CCP – Critical Control Point),
- regelmäßige Überwachung und ggfs. Zertifizierung des Systems,
- Qualitäts- und Effizienz-Monitoring, in der Regel durch Erfassung von Erfolgsparametern und deren statistischer Auswertung,
- Behandlung von Problemen und Fehlern sowie deren Bewertung, außerdem die Erstellung, Dokumentation und Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen.
Warum wir Qualitätsmanagement so mögen
Mehr als 25 Jahre haben wir neben den Tätigkeiten in der IT Distributions- und Produktionsbetriebe intensiv in den oben beschriebenen Bereichen betreut. Dies beruht auf einem Arbeitsspektrum von einfachen Prozess-Definitionen bis hin zu aufwendigsten produktionsorientierten Qualitätsstandards wie IFS (International Feature Standard), ISO 9001 sowie anderen Zertifizierungen wie EU-Bio, US-Bio, Demeter und Fairtrade.
Dadurch verfügen wir über ideales Know-How für eine rationelle Einführung dieser Konzepte. Wir können den Aufwand für die verschiedenen Komponenten abschätzen und Bereiche mit dem besten Return on Investment identifizieren.
Unserer Meinung nach ist die Beschäftigung auf der Prozess- und Qualitätsebene immer ein gutes Investment, denn die Resultate schlagen sich nicht nur auf dem Papier, sondern in deutlich verbesserten, bewusst organisierten Arbeitsabläufen und einer ständigen Optimierung nieder. Viel besser können Sie die Arbeitszeit der Mitarbeiter und Ihr Kapital nicht investieren.
