Projektmanagement-Systeme helfen sogar, wenn Sie keine Projekte managen
Um von strukturiertem Projektmanagement zu profitieren, benötigen Sie weder ausgebildete Projektmanager noch umfangreiche Vorbereitungen und noch nicht einmal Projekte!
Selbst wenn Sie nur Aufgaben und Workflows verwalten möchten, erhalten Sie mit einer Projektmanagement-Software einen hohen Return on Investment:
- effiziente Zusammenarbeit
- Gliederung von Aufgaben nach Kunden, Themen, Projekten oder anderen Kriterien (gerne auch in einem mit ihrer übrigen IT übereinstimmenden Ordnungsstruktur)
- zahlreiche Priorisierungs- und Strukturierungsmöglichkeiten,
- Definition und dynamische Aktualisierung von faktischen und zeitlichen Abhängigkeiten und Zeitdauern,
- geplante und wo möglich wiederkehrende Aufgaben,
- Übersicht über Ressourcenverfügbarkeiten und Ressourceneinsatz,
- Verbindlichkeit gegenüber Mitarbeitern, Geschäftsführung und Kunden.
Die Basis ist Wissenschaft
Die auf dem Markt befindlichen PM-Systeme (wie MS Project, Asana, Freshdesk oder das bei PLANIS intern verwendete Wrike) ähneln sich in ihrer Grundstruktur. Das liegt daran, dass sie alle auf wissenschaftlich erarbeiteten Methoden des Managements von Aufgaben und Projekten beruhen.
Sie sind einem Aufgabenmanagement mit E-Mails, Outlook-Tasks oder Kalendern weit überlegen.
Richtig wählen
Welches der Systeme für Ihre Organisation am besten geeignet ist, erarbeiten wir gerne mit Ihnen gemeinsam. Wichtige Faktoren sind die eventuelle Einbindung in die übrige IT, sodass Sie neben manuell gemanagten Projekten eventuell auch Tasks Ihrer Kunden oder Vorgänge aus Drittsystemen im Projektmanagement bearbeiten können.
Perspektiven
Systeme wie Wrike bieten über die API (Application Programming Interface/Programmierschnittstelle) zudem Möglichkeiten, Workflows wie z.B. Informationssammlungen, Genehmigungsprozesse oder ganze Produktionsbereiche abzubilden. Sie gehen damit über das reine Aufgaben- und Projektmanagement hinaus und werden zum Teil der aktiven IT-Infrastruktur.
Absolute Verbindlichkeit in Prozessen: QES
Qualifizierte Elektronische Signatur: Rechtswirksam digital unterschreiben und Dokumente managen
Warum ist die Qualifizierte Elektronische Signatur ein Teil unseres Leistungsbereiches Consulting? Mit der Einführung der QES sind ähnliche strukturelle Überlegungen verbunden wie bei anderen Consulting-Themen. Es geht nicht nur um die Möglichkeit einer Signatur, sondern um den gesamten Dokumentenfluss in Ihrer Organisation und gegenüber Ihren Geschäftspartnern. QES trägt dazu bei, Workflows strukturierter und effizienter zu managen. Die Etablierung von QES eröffnet Transparenz, schafft Vertrauen und ist ein Schritt in die Zukunft.
NICHTS EINFACHER ALS DIGITALE SIGNATUREN?
So verlockend die „rechtssichere Unterzeichnung von Dokumenten“ auch klingt, in der Praxis wird sie für Beginner durch komplexe Einrichtungsvorgänge und Hürden im Management fast undurchschaubar. Dabei bieten Signaturmanagement und Digitale Signaturen viele Vorteile:
Überall rechtswirksam unterschreiben: am Desktop, auf dem Mobiltelefon oder Tablett, im Kundengespräch oder in der Badewanne,
Signaturmanagement: Ihre Mitarbeiter legen fest, wer in welcher Reihenfolge ein Dokument unterschreiben soll, und das System legt die Unterlagen so lange auf Wiedervorlage, bis die Signaturen vollständig sind,
Geschwindigkeit und Bequemlichkeit für Ihre Geschäftspartner: Auch wenn Ihre Partner noch keine volle Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) nutzen, können Sie Ihnen mit normaler Signatur (Unterschrift durch Klicken oder Malen auf dem Interface) eine Signatur ermöglichen. Dies bedeutet Zeitersparnis in Fällen, in denen eine volle QES nicht erforderlich ist.
Bei Behörden ist die Digitale Signatur oft bereits vorgeschrieben, umgekehrt sind alle Behörden in Europa verpflichtet, Qualifizierte Elektronische Signaturen zu akzeptieren. Mit der Einrichtung von QES in Ihrem Unternehmen investieren Sie in die Zukunft und sind bei Behördenkommunikationen und sicherem Unterzeichnen in Theorie und Praxis bereits mehrere Schritte voraus.
In der Privatwirtschaft ist die Akzeptanz der QES noch freiwillig. Ihre Bank, Versicherung oder Ihr Rohstofflieferant können diese rechtsverbindliche Signatur akzeptieren, müssen sie aber nicht. Längerfristig wird der Weg an QES nicht vorbeigehen. Generell können Sie davon ausgehen: Umso professioneller und volumenstärker das Unternehmen, desto wahrscheinlicher der Einsatz von QES im Umgang mit rechtsverbindlichen Dokumenten. Tun Sie es den Big Playern gleich und integrieren Sie frühzeitig QES in Ihre Betriebsabläufe.
Wie erleichtert PLANIS den Einstieg in das Signaturmanagement?
Wir unterstützen Sie im gesamten Prozess, beginnend mit der Definition der Anwendungsfelder und der Bestimmung der Benutzer oder Benutzergruppen. Wir wählen die für sie passende, akkreditierte Zertifizierungsstelle aus und etablieren die erforderlichen Workflows und Identifikationsprozesse. Schließlich richten wir die passenden Apps für Sie ein und schulen Sie zur Anwendung. Unser PLANIS.CARE Helpdesk ist jederzeit für Sie erreichbar.
Wie arbeite ich konkret mit der QES?
Unsere Signaturlösungen lassen sich vollständig in Ihren Workflow integrieren. Sehr beliebt ist die Integration in MS 365/Teams, sodass Sie direkt aus diesen Anwendungen heraus signieren können. Andere Integrationen der QES bieten z.B. Adobe Sign, DocuSign oder SignNow mit jeweils eigenen Anwendungen, aber einer gemeinsamen Basis auf akkreditierten Signaturstellen.
Die Praxis macht’s. Auch bei der hochwertigsten Fassung der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) ist der gesamte Prozess ohne Kartenleser oder Signaturkarten möglich. Die zwingend erforderliche Zwei-Faktor-Autorisierung erfolgt z.B. per SMS.
Natürlich lassen sich die Systeme auch über API in bestehende Systeme und deren Workflow integrieren.
