Struktur für den Prozess-Dschungel
Organisationen benötigen Strukturen, die ihnen effiziente und kontrollierte Arbeit ermöglichen. Als Hilfestellung für die Selbstorganisation haben sich internationale Standards für Qualitäts- und Prozessorganisationen etabliert – z.B. ISO 9001 oder IFS (International Feature Standard).
Es ist nicht zwingend, solche teils aufwendigen Managementsysteme vollständig zu etablieren oder zu zertifizieren: Sie können zunächst einfach als Grundlage und Hilfestellung dazu dienen, die eigene Organisation zu analysieren und zu kontrollieren. Das überführt Ihre Arbeitsweisen und Ihr Know-How vom „Hörensagen“ zu geordneten, verschriftlichten Prozessen.
Jede Komponente können Sie einzeln in einer sinnvollen Reihenfolge bearbeiten.
Typische Schritte für ein Prozessmanagement
- Fixierung von Vorgängen in Verfahrensbeschreibungen, die auf standardisierten Dokumentenvorlagen beruhen und in einem Dokumentensystem geführt werden,
- Etablierung von Prozessüberwachung, dies kann z.B. durch Checklisten oder durch Einsatz von Projektmanagement-Systemen erfolgen,
- Analyse der Mitarbeiterstrukturen und deren Aufgaben und Berechtigungen. Verschriftlichung dieser Strukturen und Übertragung auf die Arbeitsprozesse und die IT-Systeme (z.B. was Schreib/Leserechte im Dateisystem und in Kommunikationskanälen betrifft),
- Bewertung bestehender Prozesse und deren Erfolge und Probleme,
- Erkennung und Behandlung von kritischen Punkten in Ihren Prozessen (CCP – Critical Control Point),
- regelmäßige Überwachung und ggfs. Zertifizierung des Systems,
- Qualitäts- und Effizienz-Monitoring, in der Regel durch Erfassung von Erfolgsparametern und deren statistischer Auswertung,
- Behandlung von Problemen und Fehlern sowie deren Bewertung, außerdem die Erstellung, Dokumentation und Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen.
Warum wir Qualitätsmanagement so mögen
Mehr als 25 Jahre haben wir neben den Tätigkeiten in der IT Distributions- und Produktionsbetriebe intensiv in den oben beschriebenen Bereichen betreut. Dies beruht auf einem Arbeitsspektrum von einfachen Prozess-Definitionen bis hin zu aufwendigsten produktionsorientierten Qualitätsstandards wie IFS (International Feature Standard), ISO 9001 sowie anderen Zertifizierungen wie EU-Bio, US-Bio, Demeter und Fairtrade.
Dadurch verfügen wir über ideales Know-How für eine rationelle Einführung dieser Konzepte. Wir können den Aufwand für die verschiedenen Komponenten abschätzen und Bereiche mit dem besten Return on Investment identifizieren.
Unserer Meinung nach ist die Beschäftigung auf der Prozess- und Qualitätsebene immer ein gutes Investment, denn die Resultate schlagen sich nicht nur auf dem Papier, sondern in deutlich verbesserten, bewusst organisierten Arbeitsabläufen und einer ständigen Optimierung nieder. Viel besser können Sie die Arbeitszeit der Mitarbeiter und Ihr Kapital nicht investieren.
