So werden Daten sicher und zugänglich
Wenn Organisationen ihre Daten neu einrichten und strukturieren, kommt in der Regel SharePoint zum Einsatz.
SharePoint erfüllt die Funktionen eines Dateiservers, bietet darüber hinaus aber viele weitere Funktionen:
- Cloudbasiert: aufwendig zu wartende, schadensgefährdete und energieintensive lokale Dateiserver gehören der Vergangenheit an.
- Versionierung: In begrenztem Umfang stehen frühere Versionen der Dateien direkt zur Verfügung. Weitergehende Rückverfolgbarkeit ermöglichen SharePoint-Backup-Systeme.
- Integration in MS 365 für jederzeitige Teamarbeit: Ihre Mitarbeiter können immer und überall auf die benötigten Daten zugreifen und damit sogar in größeren Teams gleichzeitig am selben Dokument arbeiten. Die dazu verwendeten Web-Versionen von Word, Excel, PowerPoint & Co. funktionieren so gut wie die Desktopversionen
- Verwaltung von Nutzerstrukturen über MS Azure AD Benutzergruppen: MS 365 Teams, SharePoint, Gerätemanagement und viele weitere Funktion greifen auf dieselben Benutzerstrukturen zu. Es müssen keinerlei parallele Strukturen mehr gepflegt werden.
- Metadaten: SharePoint unterstützt nativ umfangreiche und gut funktionierende Suchfunktionen. Sie können Ihre Daten weiter strukturieren, indem Sie innerhalb von SharePoint Metadaten hinterlegen – z.B. zu Freigabeprozessen, Verantwortlichkeiten, Rechnungsbeträgen und zu vielem mehr. Wo Metadaten sinnvoll sind und wo nicht – dazu beraten wir Sie gerne
Der Weg zu SharePoint
Eine SharePoint-Migration kann Teil einer breit angelegten Analyse der Daten-, Kommunikations- und Kollaborationsprozesse in Ihrem Unternehmen sein. Oder er ist ein erster Baustein einer partiellen Neustrukturierung und besteht in einer pragmatischen Übertragung Ihrer Daten, auf die später weitere Arbeiten folgen.
Eine vollständige SharePoint-Migration von PLANIS kann umfassen:
- Situationsanalyse und Erstellung einer Strukturierungsempfehlung,
- Aufbau von Rechtestrukturen und Benutzergruppen,
- Entwicklung eines Migrationsplanes (vollständige Migration in einem Vorgang oder Step-by-step-Migration von Abteilungen oder Unternehmensteilen),
- Übertragung des Dateisystems in ein adäquates Grundgerüst. Abwägung zwischen einzelnen SharePoint-Sites und Verzeichnis-Strukturen,
- soweit gewünscht Anfertigung von Verfahrensbeschreibungen zu Datei- und Verzeichnisnamenkonventionen und deren Umsetzung durch die eigenen Mitarbeiter,
- Dokumentation von Anleitungsdokumenten oder eines Schulungsplanes für Ihre Mitarbeiter,
- Sicherung des Vor-Migrations-Standes und Ausführung der Migration, innerhalb eines Wochenendes,
- Betreuung Ihrer Mitarbeiter bei Fragen oder Problemen,
- Projektbewertung und Empfehlungen für Korrekturmaßnahmen,
- laufende Betreuung auf Wunsch, inklusive Datensicherung on- oder offcloud und HelpDesk
